Une entreprise qui fait des affaires au Massachusetts a l’obligation de s’immatriculer auprès du Secretary of the Commonwealth of Massachussets (ci-après Secretary of State), soit en s’immatriculant comme société étrangère dans les 10 jours où elle commence à faire affaire dans cet État ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du Massachusetts et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.
Savoir si une entreprise fait des affaires au Massachusetts ne peut être déterminé qu’au cas par cas. Le droit du Massachusetts énonce de manière spécifique les activités suivantes comme équivalent à faire des affaires :
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Être propriétaire ou locataire de biens immobiliers dans l’État;
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S’engager dans la construction, l’altération ou la réparation de toute structure, chemin de fer ou route;
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S’engager dans toute autre activité requérant une prestation de travail (performance of labor).
Une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée, peut servir de guide. Par exemple :
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Être engagé dans une procédure judiciaire;
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Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou autres activités internes de la société;
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Avoir un compte bancaire;
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Vendre par le biais d’un intermédiaire indépendant;
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Solliciter et prendre des commandes, pourvu que celles-ci soient acceptées à l’extérieur du Massachusetts avant de devenir des contrats de vente;
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Procéder à une transaction commerciale isolée qui ne se situe pas dans le cadre de transactions répétées de même nature.
De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés immédiatement ci-haut, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires au Massachusetts et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation.
Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du Massachusetts ou devra suspendre ces dernières, ce qui peut causer des problèmes par exemple si une société canadienne a besoin de poursuivre en paiement un client de cet État. Elle sera de plus susceptible d’être poursuivie pour les frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer, ainsi que pour les sommes qui auraient normalement été dues n’eut été le défaut de ce faire. La société pourra toutefois se défendre en cour et autant les actes posés que les contrats conclus en tant qu’entité corporative demeureront valides.
Une société faisant des affaires au Massachusetts sous un autre nom que son nom légal ou advenant le cas où ce nom légal ne serait pas autorisé au Massachusetts, doit de plus obtenir auprès du Secretary of State un certificat de nom fictif (DBA Attachment), en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Ce document mentionne le nom complet et l’adresse de l’entité utilisant ce nom fictif et doit être accompagné d’une résolution des administrateurs de la société autorisant son usage.
Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir ainsi que les taxes applicables, autant sur le plan étatique que fédéral, dépendront de la nature des activités de l’entreprise. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le Official Website of the Commonwealth of Massachusetts.
Dans la plupart des cas où une personne fait des affaires et constitue une société au Massachusetts, elle aura l’obligation d’y nommer un agent résidant dans cet État à des fins de signification (registered agent), auquel sera transmise la correspondance légale. Afin de pallier aux obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. Un avocat canadien de commerce international saura vous mettre en contact avec les sociétés les plus fiables à cet égard.
La section Renseignements fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versement de taxes et autres obligations fiscales auxquelles une entité, créée ou non au Massachusetts, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (Department of Revenue Services).
Agents et distributeurs
De nombreuses sociétés travaillent au Massachusetts avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur), ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’immatriculer au Massachusetts.
Le droit du Massachusetts consacré aux contrats d’agents (sales representatives) accorde aux agents et aux fournisseurs une grande flexibilité dans l’organisation de leur relation d’affaires. La principale disposition impérative de la loi est que, lors de la résiliation du contrat, le fournisseur doit payer à l’agent les commissions alors dues à l’intérieur d’un délai de 14 jours. Toute renonciation ou disposition à l’effet contraire est nulle, que ce soit de manière expresse, implicite ou par une tentative de soumettre le contrat à un autre droit que le droit du Massachusetts, par exemple par une clause d’élection de for qui rendraient applicables les lois en vigueur dans la province de Québec. En cas de défaut, le fournisseur peut être condamné à des dommages punitifs allant jusqu’à trois fois le montant dû en commissions, plus les frais raisonnables d’avocats. De plus, une entreprise ayant un agent au Massachusetts est présumée y faire affaires, ceci dans le but d’établir la juridiction des tribunaux de cet état en cas de poursuite par l’agent.
Les activités des distributeurs, quant à elles, ne sont régies de manière spécifique que dans certains domaines particuliers tels les véhicules à moteur et les films cinématographiques.
De manière générale toutefois, les agents et distributeurs demeurent soumis aux lois commerciales généralement applicables tel l’Uniform Commercial Code qui comporte entre autres le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat. Les obligations de chacune des parties et autres modalités quant à leur relation ont donc intérêt à être clairement prévues par un contrat précis prévoyant entre autres les mécanismes de résiliation et de renouvellement. Il est à noter que les clauses de non-concurrence sont interprétées de manière restrictive au Massachusetts et qu’il existe une présomption réfutable qu’une personne est employée et non indépendante, d’où l’importance d’une rédaction soigneuse du contrat d’agent et d’une organisation du travail qui ne laisse place à aucune ambiguïté.